Vom Start-up mit dezentralen Arbeitsplätzen bis zum vollautomatisierten digitalen Betrieb – das digitale Unternehmen hat viele Formen. Aber was bedeutet es für mittelständische Unternehmen? Dabei geht es nicht um den Abbau von Arbeitsplätzen, sondern darum, die Vorteile der heutigen Technologie zu nutzen, um Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Mit den richtigen Werkzeugen und Strategien können mittelständische Unternehmen eine Welt der Möglichkeiten erschließen und ihre Effizienz steigern, ohne Personal abzubauen oder Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
In welche Bereiche unterteilt man ein digitales Unternehmen?
Die Digitalisierung ist allgegenwärtig, von LCD-Displays und Bluetooth-Verbindungen bis hin zum Cloud-Computing. Allerdings macht das bloße Vorhandensein digitaler Fähigkeiten ein Unternehmen noch nicht wirklich „digitalisiert“. Wir beginnen mit einem Blick auf die einzelnen Komponenten, die unserer Meinung nach ein digitales Unternehmen ausmachen.
Technische Ausstattung
Wenn man sich nach der Technologie eines digitalen Unternehmens erkundigt, reichen die wichtigsten Elemente von der internen Kommunikation und den Maschinen bis hin zu Hightech-Tools wie Augmented und Virtual Reality für die Kundenzufriedenheit. Die stärkere Nutzung verfügbarer Geräte mit einer effektiven Vernetzung im gesamten Unternehmen wird uns wahrscheinlich zu dem Schluss führen, dass es sich tatsächlich um ein digitales Unternehmen handelt. Nicht zuletzt müssen wir auch kleinere Komponenten wie Computer zum Schreiben von Rechnungen oder bestehende Verbindungen zwischen Onlinebanking und Dienstleistern berücksichtigen.
Moderne Kommunikation
Angesichts der vielen Möglichkeiten für Kunden, Sie zu finden und zu beauftragen, kann ein digitales Unternehmen dabei helfen, Ihre Kommunikationskanäle zu pflegen. Im Idealfall können Kunden Sie sowohl per E-Mail als auch per Telefon kontaktieren, wobei ihre Anfragen alle an einem einzigen Ort zusammenlaufen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie sich selbst oder Ihr Team bei der Verwaltung der verschiedenen Kommunikationsplattformen nicht überfordern; andernfalls könnten die Kunden durch einen wenig beeindruckenden Kundendienst verärgert werden.
Wenn Sie Ihre Produktivität optimieren und effizientere Arbeitsabläufe entwickeln wollen, dann sollte die technische Ausstattung im Vordergrund stehen. Insbesondere die Integration verschiedener CRM-Module mit anderen Geräten und Kanälen kann sich in dieser Hinsicht als vorteilhaft erweisen. Daher ist es unerlässlich, dass Sie sich mit der in Ihrer Branche verwendeten Software auseinandersetzen – dies könnte sich als unschätzbar wertvoll erweisen!
In der heutigen Zeit sind Sichtbarkeit und Bewertungen wichtiger denn je, denn die Menschen recherchieren überwiegend im Internet und nicht mehr in ihrem örtlichen Telefonbuch. Auch wenn Sie über verschiedene Medien bereits einen festen Kundenstamm haben, ist es wichtig, dass Sie Ihren Status regelmäßig überprüfen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Rechtzeitiges Handeln kann den Unterschied ausmachen!
Ideale Prozessstruktur
Digitale Abläufe haben die Verwaltung von Prozessen erleichtert, vor allem wenn sie korrekt dokumentiert und modelliert sind. Selbst etwas so Einfaches wie das Verschieben von E-Mails in einen geordneten Ordner mit ein paar Klicks kann dank digitaler Tools vereinfacht werden. So müssen Sie zum Beispiel Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten nicht mehr manuell prüfen, sondern dies ist Teil des Routineprozesses, der mit der Digitalisierung einhergeht. Mithilfe von Outlook oder ähnlichen E-Mail-Programmen können Sie eine Regel aufstellen, um den Prozess des Sortierens und Speicherns von Informationen zu automatisieren. In einem beeindruckenden Ausmaß können digitale Prozesse genutzt werden, um große Teile Ihrer Organisation umzustrukturieren, Mitarbeiter von banalen Aufgaben zu befreien und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Dabei müssen das Ziel, der Ausgangspunkt und die Erreichbarkeit berücksichtigt werden. Es ist möglich, einen erfolgreichen Übergang von einem Bestellkalender zu einem vollautomatischen Vertriebsbot zu schaffen, aber auf lange Sicht passt das vielleicht nicht zu Ihrem Geschäftsmodell der „persönlichen Kundenbindung“.
Die Vorteile eines digitalen Unternehmens
Handelskammern, staatliche Förderprogramme und Forschungsinitiativen haben festgestellt, dass digitale Abläufe den Unternehmen unglaubliche Vorteile bringen können. Große Unternehmen investieren in die Entwicklung und Umsetzung dieser neuen Technologien, während kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Arbeitsmethoden langsam anpassen. Wenn man sich die Digitalisierung zu eigen macht, werden die Vorteile für ein Unternehmen deutlich:
Mit digitalen Prozessen und Technologien werden die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten drastisch verkürzt, so dass die Abläufe schnell effizienter werden, wenn die Koordination stimmt. Darüber hinaus erhöht sich die Anpassungsfähigkeit, da die meisten digitalen Lösungen nicht statisch sind, wie das Programm, das vor zehn Jahren installiert wurde – so können Unternehmen mit aktueller Technologie ihrer Konkurrenz voraus sein.
Der Markt verändert sich schnell, und die Globalisierung bringt ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich. Qualifizierte Mitarbeiter zu finden, kann für Unternehmen, egal in welcher Branche, oft eine Belastung sein. Daher ist es wichtig, eine etablierte Identität als „digitales Unternehmen“ zu haben, die es Ihnen ermöglicht, sich unabhängig erreichbare Ziele zu setzen. Auf diese Weise können Sie Ihren Erfolg in der heutigen Wettbewerbslandschaft sicherstellen.
Beschleunigter Ablauf
Wie viele Geräte nutzen Sie zur Vernetzung? Nehmen wir das Beispiel von Glasermeister Durchblick – er macht während eines Messvorgangs Bilder mit seiner Digitalkamera, um den Akku seines Handys zu schonen. Anschließend müssen diese Bilder von der Kamera übertragen und in den richtigen Ordner abgelegt werden. Innenarchitektin Wohnschön hat hier einen Vorteil, denn ihre Software ist direkt auf ihrem Tablet-Computer installiert, so dass sie schnell Fotos machen kann, die sofort nahtlos in das Programm hochgeladen werden! Der Cloud-Service vereinfacht die Synchronisierung der Arbeit mit dem Büro, indem er zeitaufwändige Schritte eliminiert und die Möglichkeit von Fehlern ausschließt. Alles, was es braucht, ist ein Terminal mit kompatibler Software!
Effektiv und Effizient
Was ist Ihre bevorzugte Methode zur Verarbeitung von Informationen aus E-Mails? Erstellen Sie Aufgaben, kopieren Sie sie in Branchensoftware oder geben Sie die Daten manuell in traditioneller Form ein? Wenn der Wareneingang für einen Kundenauftrag kompliziert erscheint, wie kann dieser Prozess vereinfacht werden? Es gibt Automatisierungsdienste, die langwierige Aufgaben effizienter machen. Selbst wenn Ihnen die Branchensoftware umständlich erscheint, werden Sie durch die Nutzung ihrer Funktionen stark profitieren! Um zu einem prozessorientierten Denken zurückzukehren, ist es möglich, ein effektives System zu schaffen, das reibungslos und effizient mit weniger Umwegen abläuft. Wenn Sie in die entsprechende Technologie investieren und sie richtig einsetzen, können Sie unnötige Zwischenschritte reduzieren und gleichzeitig die Produktivität steigern.
Höhere Reaktionsgeschwindigkeit
Kämpfen Sie darum, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, wenn ein Konkurrent auf der anderen Straßenseite mit niedrigeren Preisen aufmacht? Dieses Gefühl ist vielen Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes ohne eigene Produktion vor Ort nur allzu vertraut. Glücklicherweise haben digitale Unternehmen in der heutigen Zeit, in der lokale Einkäufe gefördert werden, Zugang zu einer fast unbegrenzten Auswahl an Produkten aus der ganzen Welt – so können sie fundierte Entscheidungen über ihre Materialkosten treffen und den Wettbewerbsdruck in Schach halten. Der Grad der digitalen Integration ist zweitrangig gegenüber dem aktiven Engagement. Alle Aspekte des Geschäftsmodells sollten berücksichtigt werden, von der Kundensegmentierung bis zum Wertversprechen: Verfügen Sie über einen einzigartigen Charme, der lokale Kunden in Ihr Geschäft lockt? Sind Sie auf die Veränderungen des Marktes vorbereitet? Wie wollen Sie mit anderen in Ihrer Nische konkurrieren? Wenn Schnelligkeit und Effizienz wesentliche Komponenten für den Erfolg sind, dann ist es sehr empfehlenswert, dass Unternehmen auf ein stärker digital ausgerichtetes System umsteigen.
Die Nachteile eines digitalen Unternehmens
Digitale Unternehmen haben ihre eigenen Vorteile, aber, wie alles im Leben, auch Nachteile. So ist das Wissen, das größere Unternehmen aufgrund ihrer jahre- und jahrzehntelangen Erfahrung besitzen (z. B. Lean-Management-Methoden), für KMU ohne erhebliche Investitionen nur schwer zu erwerben. Für kleine Unternehmen ist es weder billig noch einfach, jedes Mal die beste Software zu finden, sie effektiv zu nutzen, die Mitarbeiter regelmäßig zu schulen und auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben. Deshalb ist es für diese Unternehmen so wichtig, ein gutes Gleichgewicht zu finden, damit sie nicht unter den Unzulänglichkeiten der digitalen Wirtschaft leiden!
Der Aufbau von Wissen braucht Zeit
Die Umstellung auf ein ERP-System ist keine leichte Aufgabe. Zumindest müssen Daten gesichert, umgewandelt und im gesamten Betrieb übertragen werden, die Mitarbeiter müssen geschult werden und die Hardware muss aktualisiert werden. Dieser Prozess erfordert fast immer externe Unterstützung, da kleinere Unternehmen in der Regel keine internen IT-Abteilungen oder Projektteams zur Verfügung haben. Nachforschungen anzustellen, Projekte zu vergeben und den Fortschritt zu überwachen, ist ein alltäglicher Bestandteil der Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen Berater hinzuzuziehen oder die Ressourcen Ihres Teams zu nutzen, um Fachwissen zu erwerben, können Sie die mit veralteten Systemen verbundenen Risiken und Kosten deutlich reduzieren. In Wissen zu investieren ist der Schlüssel!
Mangelhafte Infrastruktur
Alle Vorbereitungen sind getroffen und das neue System ist einsatzbereit, aber es gibt eine böse Überraschung: Der Cloud-Dienst funktioniert nicht richtig mit der heutigen Internetlösung. Obwohl es andere Möglichkeiten gibt, stehen Unternehmen in ländlichen Gebieten aufgrund des begrenzten Ausbaus der Breitbandinfrastruktur immer noch vor großen Problemen. Die Situation sieht ziemlich entmutigend aus, aber Lösungen, die auf innovativen Ideen basieren, können sicherlich dazu beitragen, diesen Stillstand zu überwinden und gleichzeitig einen besseren Zugang für diese unterversorgten Regionen zu schaffen.
Im Gegenteil, wenn Lieferanten keine Schnittstelle für ein neues System anbieten können oder wollen, gibt es oft alternative Lösungen, um den größten Nutzen aus digitalen Unternehmen zu ziehen. Es ist daher unerlässlich, dass Sie Ihr Umfeld im Rahmen der Vorbereitungen gründlich analysieren, um rechtzeitig Maßnahmen ergreifen zu können.
Fazit
Auch wenn nicht jedes Unternehmen die Möglichkeiten von Cloud-Diensten, mobilen Geräten und mehr voll ausschöpfen kann, bietet die Digitalisierung doch eine Fülle von Möglichkeiten. Deshalb empfehlen wir Unternehmen, digitale Tools strategisch einzubinden – sei es eine hilfreiche App oder einfach die bessere Nutzung bestehender Systeme. Auf diese Weise können sie von allen Möglichkeiten der Digitalisierung profitieren, ohne dass sie ihre Prozesse komplett umstellen müssen. Manchmal kann das schnelle Wachstum eines Unternehmens ein Upgrade oder einen Wechsel zu neuen Lizenzen erforderlich machen. Die Entscheidung, welches System am besten geeignet ist, liegt in den Händen der Mitarbeiter, der Unternehmenskultur und der Budgetrestriktionen. Es kommt darauf an, dass jede Veränderung eine Verbesserung mit sich bringt.
Quellen
https://axel-schroeder.de/digitales-unternehmen-was-funktioniert-fuer-sie/
